من أبجديات مختلف أنواع إدارة المشاريع أنَّ نجاحها يُقدَّر بما حققته من متطلبات متفق عليها، كأن تنتهي في موعدها المحدد، وألّا تتخطى نفقاتها حدود الميزانية التي قد وُضعت لها. ونظرًا إلى أنَّ الفرق التي تعمل على المشاريع تسعى جاهدة إلى إكمال مشاريعها مستوفية عناصر النجاح تلك، فبدهي أن تقابل كثيرًا من المصاعب والتحديات في إدارة المشاريع، قد تعوقها عن الوصول إلى غايتها. 

ولهذا السبب، يحمل مديرو المشاريع مسؤولية توقُّع العقبات المحتملة على عاتقهم، إضافة إلى وضع خطط للحالات الطارئة وحسب نماذج مرتبة حسب نوع المشروع، وتنفيذ الحلول التي تهدف إلى التغلب على أي صعوبات وتحديات قد تظهر.

في هذه المقالة، سنقدم أمثلة على إدارة المشاريع، وسنذكر 6 مصاعب وتحديات في إدارة المشاريع قد تواجه أي مدير مشروع، ونقدم نصائح قابلة للتطبيق لكلٍّ منها، فتابع معنا سطور قادم مقالنا هذا.

اقرأ أيضًا: كيف تساعدك الرائدة في تطوير مشروع تجاري قائم؟

أمثلة إدارة المشاريع

تتعدد الأمثلة لإدارة المشاريع في صناعات وتخصّصات متباينة، وتلك بعضها نوضح بها عددًا من المفاهيم والمبادئ الأساسية لإدارة المشاريع:

كانت هذه مجرد أمثلة قليلة، ولكن يمكن تطبيق مبادئ إدارة المشاريع على أي نوع منها تقريبًا في جميع الصناعات. السر يكمن في تحديد الأهداف والمهام والموارد المحددة المعنية، ثم استخدام تِقْنيات إدارة المشاريع لتنظيم وتنسيق العمل لتحقيق تلك الأهداف ضمن الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

اقرأ أيضًا: مؤسسة تمويل غير بنكية مشهورة في السعودية، وأشهر برامجها التمويلية

6 مصاعب وتحديات في إدارة المشاريع، مع حلول لها

الحل: إنشاء نطاق مشروع واضح واستخدام ميثاق المشروع Project charter لتحديد أهداف المشروع وتسليمات المشروع ومخرجاته. استخدم خطة إدارة النطاق للتحكم في التغييرات التي قد تحصل في نطاق المشروع لمراجعة أي طلبات لتغيير الأمور المتفق عليها، ومن ثَم الحصول على موافقة أصحاب المصلحة على هذه التغييرات.

الحل: إنشاء خطوط وقنوات تواصل واضحة، منها مثلا: الاجتماعات المنتظمة للفريق، وتقارير تقدم العمل على المشروع. عيِّن قائدًا للفريق ينسق الاتصالات بين العاملين على المشروع، مع التأكد من أنَّ الجميع على علم بحالة المشروع وأي مشكلات قد تظهر.

اقرأ أيضاً: التحول الرقمي وقطاع الخدمات المالية

الحل: حدد أهداف المشروع بوضوح وتأكد من توافقها مع الأهداف العامة للمؤسسة، وأشرِك أصحاب المصلحة في عملية التخطيط لضمان فهم توقعاتهم وإدماجها في خطة المشروع.

الحل: تحديد الموارد المطلوبة للمشروع ووضع خطة لإدارة الموارد لضمان توفرها عند الحاجة، وتحديد القيود المحتملة للموارد، ووضع خطط احتياطية للتخفيف من تأثيرها في المشروع.

الحل: أنشئ جدولًا تفصيليًّا للمشروع واستخدم أحد برامج إدارة المشروع لتتبع تقدم العمل فيه، مع تحديد التأخيرات المحتملة، وحدد وأدِر أنشطة المسار الحرج، مع الاستعداد لإجراء تعديلات على الجدول الزمني حسب الحاجة لإبقاء المشروع ضمن المسار الصحيح.

الحل: إجراء تقييم شامل للمخاطر ووضع خطة لإدارتها تشمل إستراتيجيات تحديد وتقييم المخاطر المحتملة والاستجابة لها. راقب مخاطر المشروع بانتظام، ونفِّذ خطط الاستجابة للمخاطر حسب الضرورة.

الحل: تأكد من أنَّ مهارات أفراد فريقك كافية لاستمرار مشروعك وذلك بإنشاء قائمة بالمهارات أو المعرفة التي يتطلبها المشروع، وتقييم مهارات الموظفين وتكليفهم بمهام المشروع حسب مواطن قوتهم وخبراتهم.

الحل: تكليف كل أفراد الفريق بمهام واضحة، وتحديد هدف مشترك ومساعدة الفريق على العمل لتحقيقه، وإدماج المساءلة في سير العمل في المشروع حتى يفهم أفراد الفريق أدوارهم ومسؤولياتهم. إضافة إلى تحقيق القيادة بالقدوة حتى يفهم أفراد فريقك أنَّه من المقبول ارتكاب الأخطاء ما داموا سيتحملون مسؤولية إصلاحها، مع نشر الثقة بينهم ليَصدُق بعضهم بعضًا.

الحل: تحديد أدوارٍ ومسؤوليات واضحة لأفراد الفريق، مع التأكُّد من أنَّهم يتمتعون بالمهارات والتدريب اللازمين لأداء واجباتهم. تواصل بانتظام مع أعضاء الفريق، وعالج أي مشكلات أو مخاوف لديهم، وشجِّعهم على التعاون فيما بينهم، مع تقديرهم ومنحهم مكافآت على مساهماتهم.

الحل: تحديد أصحاب المصلحة الرئيسين، وفهم اهتماماتهم وتوقعاتهم، ووضع خطة مُحكمة لإدارة أصحاب المصلحة وإدارة الاتصالات معهم وتوقعاتهم. زوِّد أصحاب المصلحة بتحديثات منتظمة عن حالة العمل في المشروع، وأشرِكهم في عملية صنع القرار لإبقائهم على اطلاع دائم على المشروع.

ملحوظة هامة: هذه الحلول عامة، والحالات المحددة قد تتطلب إجراءات مختلفة أو إضافية. لكن ومع ذلك، يجب أن تعطيك هذه الإجراءات فكرة جيدة حول كيفية معالجة تلك المصاعب والتحديات في إدارة المشاريع.

اقرأ أيضًا: كيف تصبح رائد أعمال ناجح؟

ما هي مهام مكتب إدارة المشاريع pmo؟

مكتب إدارة المشاريع هو مجموعة أو قسم داخل شركة أو وكالة أو مؤسسة تحدد معايير إدارة المشاريع وتحافظ عليها داخل المنظمة.

الهدف الأساسي لمكتب إدارة المشاريع هو تحقيق فوائد من توحيد واتباع عمليات إدارة المشاريع والسياسات والأساليب. لكي يكون المكتب أكثر فاعلية، يجب أن يجسد ثقافة المنظمة وإستراتيجيتها. 

تتلخص مهام مكتب إدارة المشاريع في أنه مسؤول عن التوجيه والتوثيق ووضع المقاييس ذات الصلة بالممارسات المحيطة بإدارة وتنفيذ المشاريع داخل المنظمة. قد يشارك مكتب إدارة المشاريع أيضًا في المقاييس ذات الصلة بالمشاريع، مع متابعة أنشطتها حتى الانتهاء منها. كما قد يقدم المكتب تقارير عن نشاطات المشروع ومشكلاته ومتطلباته إلى الإدارة التنفيذية بصورة أداة إستراتيجية تساهم في توجيه المنفذين وصانعي القرار  إلى أهداف وغايات متسقة.

كيف تساعدك شركة الرائدة على تخطي المصاعب والتحديات في إدارة المشاريع؟

تقدم الرائدة، بصفتها مقرضًا مباشرًا، حلول تمويل سريعة وبسيطة منذ انطلاقها في عام 2016 بترخيص من البنك المركزي السعودي، وتساعدك خِدماتها للتمويل على تخطي عقبة الحصول على التمويل اللازم لبدء مشروعك بحيث لا تتخطى نفقاته حدود الميزانية التي قد تضعه له. 

خدمات الرائدة موجهة للشركات الصغيرة والمتوسطة خاصة، على اختلافاتها وتغيُّر احتياجاتها، لتصبح الرائدة شركة التمويل الرئيسة للمنشآت الصغيرة والمتوسطة في المملكة العربية السعودية. ومن ثَم تساهم في تمكين تلك الشركات من بدء مشاريعها بتوفير حلول مالية ملائمة تنعكس بالفائدة على أعمالهم.

اقرأ أيضًا: تمويل لمدة سنة: تعرف على أشهر خدمات  التمويل قصير الأجل في السعودية 

أنواع المشاريع التي تمولها الرائدة

لدى شركة الرائدة برنامجان تمويليان رئيسيان موجّهان إلى المنشآت الصغيرة والمتوسطة. البرنامج الأول هو “تمويل نقاط البيع” والثاني هو “برنامج تمويل التجارة الإلكترونية”.

أولًا: تمويل نقاط البيع

صُمم برنامج “تمويل نقاط البيع” لمساعدة أصحاب المنشآت التجارية الصغيرة والمتوسطة على تحقيق النمو والتقدم وتوسيع نطاق مشاريعهم بالحصول على تمويل مرن في وقت وجيز يسهم في تطوير مشروعاتهم القائمة وتحسينها،

ثانيًا: برنامج تمويل التجارة الإلكترونية

يقدم هذا البرنامج مزايا خاصة للعملاء في مجالات التِّقْنية والتجارة الإلكترونية، إذ يتيح لهم اختيار باقات التمويل المناسبة الموزعة على 6 و9 أشهر، بحيث يجري السداد بتحويل أسبوعي أو شهري. يبلغ الحد الأدنى للتمويل 50,000 ريال سعودي ويبلغ الحد الأعلى له 500,000 ريال سعودي، وتتراوح الرسوم الإدارية بين 1% و1.5%، وبالطبع يمكن إرجاعها للعميل في حال أُلغي الطلب عن طريق الرائدة.

في الختام

سواء أكنت قد بدأت للتو حياتك المهنية في مجال إدارة المشاريع، أم كانت لديك خبرة واسعة في ذلك المجال، فإنك تؤيدني في أن توليك إدارة مشروع ليس أمرًا سهلًا. عليكَ إذن أن تبقى على أُهْبة الاستعداد لتخطي المصاعب والتحديات في إدارة المشاريع وذلك بتعلم أساسيات إدارة المشروع والتأكد من أنَّ المشروع لا يزال يلتزم بجميع القيود المتفق عليها.